• sales@etesal.net

اجزای مرکز تلفن

اجزای مرکز تلفن PBX (Private Branch Exchange) به تمامی اجزایی اشاره دارد که در یک سیستم تلفنی داخلی (PBX) یا سیستم تلفنی مرکزی وجود دارند و برای مدیریت و توزیع تماس‌ها، ارتباطات داخلی و خارجی و مدیریت داخلی در یک سازمان استفاده می‌شوند. این اجزا شامل سرور، گوشی تلفن، ورودی خط تلفن، باتری دستگاه، کارت جانبی و پیکربندی شبکه هستند. 
 

اجزای تشکیل دهنده مرکز تلفن 

سرور
تلفن 
ورودی خط تلفن 
 

سرور مرکز تلفن 

یک سرور فیزیکی که سروریس های مرکز تلفن را اجرا می کند. سرور PBX مسئول مدیریت و ایجاد ارتباط بین تلفن‌ها و خطوط ارتباطی مختلف است. این سرور یک دستگاه سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری است که وظیفه مدیریت تماس‌ها، انتقال تماس، توزیع تماس‌ها و مدیریت داخلی را بر عهده دارد.
 

تلفن 

تلفن‌ها اجزای اصلی PBX هستند که به کاربران این امکان را می‌دهند که با یکدیگر یا با خطوط خارجی ارتباط برقرار کنند.
که شامل موارد زیر می باشد:
تلفن آی پی یا آِی پی فون 
تلفن آنالوگ
تلفن نرم افزاری 
مبدل تلفن آنالوگ به آی پی 
 
تلفن های IP بهترین گزینه برای مرکز تلفن ویپ هستند. دارای کلید های قابل برنامه ریزی برای سهولت استفاده سرویس های مرکز تلفن می باشد. برخی از تلفن ها دارای چندین اکانت ویپ هستند که در مرکز تلفن رجیستر می شوند و می توان به جای قرار دادن چندین گوشی تلفن روی میز از تنها یک تافن آی پی استفاده کرد. 
 

تلفن آنالوگ 

تلفن های آنالوگ، تلفن های معمولی هستند که از طریق پورت FXS به مرکز تلفن متصل می شوند. این تلفن ها برای استفاده از خطوط تلفن شهری می بایست از پورت های FXO که روی مرکز تلفن تعبیه شده است استفاده نمایند. پورت های FXO و FXS از طریق کارت های واسطی که روی مرکز تلفن قرار می گیرند می توانند با هسته سیستم تلفنی یا سانترال ویپ شما ارتباط بر قرار نمایند. 
 

ورودی خط تلفن

ورودی خط تلفن‌ها، خطوط ارتباطی مانند PSTN ،ISDN یا VoIP است که به PBX متصل می‌شوند و امکان برقراری تماس‌های خارجی را فراهم می‌کنند.

باتری دستگاه: باتری دستگاه برای تامین برق در صورت قطعی برق اصلی استفاده می‌شود تا از دست دادن ارتباطات در صورت قطعی برق جلوگیری کند.
کارت جانبی: کارت‌های جانبی به PBX امکان اتصال تجهیزات جانبی مانند دستگاه‌های فکس، دستگاه‌های IVR و سایر تجهیزات را فراهم می‌کنند.
پیکربندی شبکه: پیکربندی شبکه امکان ارتباط PBX با شبکه دیگر و اتصال به اینترنت را فراهم می‌کند تا امکانات VoIP و ارتباطات دیگر را فراهم کند.
 
 

تلفن های نرم افزاری 

نرم افزاری است که می تواند روی موبایل یا کامپیوتر های شخصی نصب شود و کارایی مشابه با تلفن های ویپ سخت افزاری را برای کاربران مرکز تلفن ایجاد نماید. 
 
انواع خط شهری وردی به مرکز تلفن:
خطوط تلفن 8 رقمی مسی 
خطوط تلفن 8 رقمی سیپ که از طریق مخابرات یا سرویس دهنده های ویپ ارائه می شوند.
خطوط 4 و یا 5 رقمی دیجیتال که می توانند یک طرفه و یا دو طرفه باشند.
خطوط سیپ ترانک که عمدتا 5 رقمی هستند و از سوی شرکت مخابرات ایران ارائه می شوند.
 

مفهوم کلی PBX و نحوه عملکرد آن

 PBX یا Private Branch Exchange یک سیستم تلفنی داخلی است که در سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت تماس‌های تلفنی استفاده می‌شود. این سیستم به ارتباط بین تلفن‌های داخلی سازمان و ارتباط با شبکه تلفن عمومی (PSTN) کمک می‌کند. PBX امکاناتی مانند انتقال تماس، تماس‌های داخلی رایگان، تماس‌های خروجی از طریق شبکه تلفن عمومی و مدیریت تماس‌ها را فراهم می‌کند.

نحوه عملکرد PBX به این صورت است که تماس‌های ورودی از شبکه تلفن عمومی به PBX وارد می‌شوند و سپس به تلفن‌های داخلی سازمان منتقل می‌شوند. همچنین، تماس‌های داخلی نیز به صورت مستقیم از طریق PBX انجام می‌شوند. PBX همچنین امکاناتی مانند تماس‌های همزمان، انتقال تماس، نگهداری تماس و مدیریت تماس‌ها را فراهم می‌کند.

PBX می‌تواند به صورت سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری و یا ترکیبی از هر دو نوع ارائه شود. در حال حاضر PBXهای مبتنی بر نرم‌افزار (مانند سانترال ویپ) از طریق شبکه اینترنت و با استفاده از فناوری VoIP عمل می‌کنند و امکانات بیشتری نسبت به PBXهای سخت‌افزاری ارائه می‌دهند. به طور کلی PBX به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تماس‌های تلفنی خود را به صورت موثرتر و بهینه‌تر مدیریت کنند و از امکاناتی مانند تماس‌های داخلی رایگان و انتقال تماس بهره ببرند.

 

ویژگی های مهم مرکز تلفن یا PBX

ویژگی های مهم مرکز تلفن یا PBX عبارتند از:

تماس‌های داخلی رایگان: PBX می تواند تماس‌های داخلی را بدون هیچ هزینه‌ای انجام دهند.

انتقال تماس: با استفاده ازPBX، کاربران می‌توانند تماس‌های خود را به دیگر کاربران یا خطوط دیگر انتقال دهند.

تماس‌های همزمان: PBX  اجازه می‌دهد تا چندین تماس همزمان دریافت کنند و به آن‌ها پاسخ دهند.

نگهداری تماس: PBX  به کاربران امکان می‌دهد تا تماس‌های دریافتی را در حالت نگهداری قرار داده و به آن‌ها بازگردند.

مدیریت تماس‌ها: PBX  به مدیران سازمان امکان می‌دهد تا تماس‌ها را مدیریت کنند، آن‌ها را ضبط کنند و گزارشاتی در مورد تماس‌های دریافتی و ارسالی دریافت کنند.

قابلیت انعطاف‌پذیری: PBX  به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی خطوط تلفنی را اضافه و حذف کنند و امکانات جدیدی را به سیستم اضافه کنند.

امنیت: PBX به کاربران امکان می‌دهد تا تماس‌های خود را با استفاده از رمزگذاری امن کنند و از دسترسی غیرمجاز به سیستم جلوگیری کنند.

انتقال تماس به شبکه تلفن عمومی: PBX  به کاربران امکان می‌دهد تا تماس‌های خود را به شبکه تلفن عمومی انتقال دهند و به خطوط خارجی تماس بگیرند.
تماس‌های ورودی خودکار: PBX  می تواند تماس‌های ورودی را به صورت خودکار و به شماره‌های مختلف انتقال دهند.

 

معرفی دستگاه سانترال

تلفن‌سانترال یک سیستم مرکزی است که توانایی مدیریت و کنترل تماس‌های تلفنی را فراهم می‌کند. این سیستم‌ها می‌توانند به صورت دیجیتال، آنالوگ، تحت شبکه IP و یا به صورت هایبریدی ارائه شوند. در زیر به توضیح هر یک از این انواع سانترال می‌پردازیم:

تلفن‌ سانترال دیجیتال: تلفن‌سانترال دیجیتال از سیگنال‌های دیجیتال برای انتقال تماس‌ها استفاده می‌کند. این نوع سانترال‌ها از تکنولوژی دیجیتال برای ارسال و دریافت اطلاعات صوتی استفاده می‌کنند. این نوع سانترال‌ها امکاناتی مانند انعطاف‌پذیری بالا، کیفیت صدای بالا و امکانات متنوع مدیریتی را فراهم می‌کنند.

تلفن ‌سانترال آنالوگ: تلفن‌ سانترال آنالوگ از سیگنال‌های آنالوگ برای انتقال تماس‌ها استفاده می‌کند. این نوع سانترال‌ها به صورت مستقیم به خطوط تلفن آنالوگ متصل می‌شوند و از تکنولوژی آنالوگ برای ارسال و دریافت تماس‌ها استفاده می‌کنند. این نوع سانترال‌ها برای سازمان‌ها یا شرکت‌های کوچک مناسب هستند.

تلفن‌سانترال تحت شبکه ip: تلفن‌سانترال تحت شبکه IP از شبکه‌های اینترنت برای انتقال تماس‌ها استفاده می‌کند. این نوع سانترال‌ها به صورت دیجیتال عمل می‌کنند و از پروتکل‌های اینترنت برای ارسال و دریافت اطلاعات صوتی استفاده می‌کنند. 

تلفن‌ سانترال هایبرید: تلفن‌ سانترال هایبریدی از ترکیب تکنولوژی‌های دیجیتال، آنالوگ و تحت شبکه IP برای ارائه خدمات تلفنی استفاده می‌کند. این نوع سانترال‌ها امکاناتی مانند انعطاف‌پذیری بالا، امکان اتصال به خطوط تلفن مختلف و امکانات پیشرفته مدیریتی را فراهم می‌کنند.

هر یک از این انواع سانترال‌ها ویژگی‌ها و مزایا و معایب خاص خود را دارند و بسته به نیازهای سازمان یا شرکت، انتخاب مناسبی می‌تواند صورت گیرد.

 

سخن پایانی

می‌توان گفت که PBX یک سیستم تلفنی مرکزی است که امکان برقراری تماس داخلی و خارجی را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌کند. این سیستم از تکنولوژی‌های مختلفی مانند VoIP ،ISDN و PSTN استفاده می‌کند و قابلیت‌هایی مانند تماس‌های گروهی، انتقال تماس، موسیقی منتظران و مدیریت تماس‌ها را فراهم می‌کند.
با توجه به قابلیت‌هایی که PBX فراهم می‌کند، این سیستم به عنوان یکی از ابزارهای مهم برای مدیریت تماس‌ها و ارتباطات در سازمان‌ها و شرکت‌ها شناخته می‌شود. در نتیجه، PBX به بهبود کارایی و بهینه‌سازی ارتباطات داخلی و خارجی سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند.

 

سوالات متداول

1. اجزای اصلی یک مرکز تلفن چیست؟ 
اجزای اصلی یک مرکز تلفن شامل تلفن‌ها، سیستم‌های تلفنی داخلی (PBX)، خطوط ارتباطی مانند PSTN یا VoIP و تجهیزات جانبی مانند هدست‌ها و تلفن‌های همراه است.

2. چه تجهیزات جانبی می‌تواند به یک مرکز تلفن اضافه شود؟ 
تجهیزات جانبی می‌توانند شامل هدست‌های تلفن، دستگاه‌های فکس، دستگاه‌های انتقال تماس، تلفن‌های همراه و تجهیزات کنترل تماس مانند دستگاه‌های IVR باشند.

3. سیستم تلفنی داخلی (PBX) در یک مرکز تلفن چه نقشی دارد؟ 
سیستم تلفنی داخلی (PBX) نقش اصلی در توزیع تماس‌ها داخلی و خارجی و مدیریت ارتباطات داخلی در یک سازمان را ایفا می‌کند. این سیستم امکاناتی مانند تماس‌های گروهی، انتقال تماس، موسیقی منتظران و مدیریت تماس‌ها را فراهم می‌کند.

 

برای مطالعه بیشتر به لینک های زیر مراجعه کنید:

لیست مقالات : بیش از صد مقاله در حوزه سیستم های پیجینگ

راهنمای سیستم پیجینگ

راهنمای آمپلی فایر تحت شبکه

راهنمای بلندگوهای تحت شبکه

راهنمای اینترکام تحت شبکه

راهنمای تلفن صنعتی
 

IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن

IVR به معنای Interactive Voice Response است که به عنوان یک سیستم خودکار شناسایی صدای انسان و پاسخ به آن در مرکز تلفن استفاده می‌شود. IVR به کاربران این امکان را می‌دهد تا با استفاده از کلیدهای شماره‌گیری و یا تشخیص صدایشان، به صورت خودکار به اطلاعات و خدمات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
IVR  به صورت یک منوی صوتی عمل می‌کند که با استفاده از کلیدهای شماره‌گیری کاربر، به آنها امکان می‌دهد تا به گزینه‌های مختلف دسترسی پیدا کنند. برای مثال، کاربران می‌توانند با انتخاب گزینه یک، با یک نماینده مرکز تماس صحبت کنند، یا با انتخاب گزینه دو، به سوالات متداول پاسخ دهند و اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند.
 
در تماس های ورودی مشتریان انتظار دارند تا با پخش یک یا چند پیام صوتی به صورت مستقیم به بخش یا شخص مخاطب خود متصل شوند. شیوه هدایت این پیام صوتی و منوهای ساخته شده در منشی گویا یا IVR می تواند باعث تسهیل توزیع تماس های ورودی به مرکز تلفن گردد. شیوه غلط یا ناصحیح ساخت IVR باعث نارضایتی مشتریان و کارمندان متصل به مرکز تلفن می شود. 
 
نکاتی که در ساخت IVR مرکز تلفن می بایست به آن توجه کرد: 
1. پیام های صوتی ناقص یا بریده شده 
2. استفاده از لحن صحیح در ضبط پیغام صوتی IVR
3. عدم تو در تو کردن منوی IVR و گیج شدن تماس گیرنده 
4. جلوگیری از ارتباط های منظم با یک فرد خاص در یک گروه تماس 
5. قرار دادن گزینه های مناسب تماس برای جلوگیری از پشت خط ماندن تماس گیرنده 
6. ممانعت از ایجاد مسیر های اشتباه برای تماس های ورودی 
7. معرفی دقیق بخش های مختلف تماس در پیغام صوتی آی وی آر 
8. قرار دادن موسیقی و موزیک های انتظار مناسب در خور تماس گیرنده و سازمان 
 

منشی گویا چیست؟

منشی گویا یک نوع سیستم هوشمند است که به صورت خودکار پاسخگوی تماس‌های ورودی است. این سیستم با شناسایی شماره تلفن ورودی، اطلاعات مرتبط با تماس را دریافت کرده و به صورت خودکار درخواست کاربر را پاسخ می‌دهد. منشی گویا به عنوان یک جایگزین برای منشی انسانی در مرکز تلفن استفاده می‌شود و به کاربران این امکان را می‌دهد تا به صورت سریع و آسان با شرکت یا سازمان مورد نظر تماس بگیرند و اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند.

 

معرفی تلفن گویا (IVR) + کاربرد

همانطور که در متن فوق گفته شد تلفن گویا به عنوان یک سیستم خودکار شناسایی صدای انسان و پاسخ به آن در مرکز تلفن است. این سیستم به کاربران این امکان را می‌دهد تا با استفاده از کلیدهای شماره‌گیری و یا تشخیص صدایشان، به صورت خودکار به اطلاعات و خدمات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

 

کاربردهای تلفن گویا (IVR) عبارتند از:

خدمات مشتریان: IVR به شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به صورت خودکار به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند و آنها را به بخش‌های مختلف یا به منابع اطلاعاتی هدایت کنند.
تماس‌های بانکی: بسیاری از بانک‌ها از IVR برای ارائه خدمات تلفنی به مشتریان خود استفاده می‌کنند. این سیستم به مشتریان این امکان را می‌دهد تا از طریق تلفن به اطلاعات مربوط به حساب‌هایشان دسترسی پیدا کنند، انتقال وجه انجام دهند و یا اطلاعات تراکنش‌های مالی خود را دریافت کنند.
سازمان‌های دولتی: IVR به سازمان‌ها و دستگاه‌های دولتی این امکان را می‌دهد تا به تماس‌های مردم پاسخ دهند و آنها را به منابع اطلاعاتی و خدمات مورد نیاز هدایت کنند.
سازمان‌های پزشکی: بیمارستان‌ها و مراکز درمانی از IVR برای ارائه خدمات تلفنی به بیماران و مراجعین خود استفاده می‌کنند. این سیستم به بیماران این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مربوط به وقت‌های ویزیت، نوبت‌دهی و سوالات پزشکی خود را از طریق تلفن دریافت کنند.

 

آموزش راه اندازی سیستم تلفن گویا هوشمند

راه اندازی یک سیستم تلفن گویا هوشمند (IVR) نیازمند مراحل مختلفی است که بیشتر آنها به برنامه‌نویسی و پیکربندی سخت‌افزاری مرتبط است. در ادامه، مراحل کلی راه اندازی یک سیستم تلفن گویا هوشمند را شرح خواهم داد:

تعریف نیازمندی‌ها: ابتدا باید نیازمندی‌های سیستم IVR خود را مشخص کنید. این شامل تعیین اهداف، خدمات مورد نیاز، ساختار منطقی منوها، انتقال تماس‌ها به بخش‌های مختلف و موارد دیگر است.

انتخاب سخت‌افزار و نرم‌افزار: برای راه اندازی یک سیستم تلفن گویا هوشمند، شما نیاز به سخت‌افزار مناسب و نرم‌افزار IVR دارید. انتخاب سیستم عامل، سرور، کارت‌های تلفن و نرم‌افزار مناسب از جمله این مراحل است.

طراحی منطقی سیستم: بعد از انتخاب سخت‌افزار و نرم‌افزار، باید ساختار منطقی سیستم را طراحی کنید. این شامل ایجاد منوها، تعریف گزینه‌ها، انتقال تماس‌ها و مدیریت جریان کاربران در سیستم است.

برنامه‌نویسی: پس از طراحی منطقی باید به برنامه‌نویسی سیستم بپردازید. این شامل نوشتن کدهای منطقی برای انتقال تماس‌ها، ارتباط با پایگاه داده، پردازش داده‌ها و ایجاد منوها و گزینه‌ها است.

تست و اعمال تغییرات: پس از برنامه‌نویسی، باید سیستم را تست کنید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز به درستی کار می‌کند. در این مرحله ممکن است نیاز به اعمال تغییرات و بهینه‌سازی‌هایی داشته باشید.

اجرا و پشتیبانی: پس از تست و تایید عملکرد صحیح سیستم، می‌توانید آن را اجرا کنید. همچنین باید یک برنامه پشتیبانی و نگهداری برای سیستم IVR خود تعیین کنید تا در صورت بروز مشکلات یا نیاز به به‌روزرسانی، بتوانید به سرعت واکنش نشان دهید.

 

امکانات پیشرفته تلفن گویا

تلفن گویا یک سیستم تلفنی هوشمند است که از تکنولوژی‌های پیشرفته استفاده می‌کند تا امکانات متنوعی را به کاربران ارائه دهد. امکانات پیشرفته تلفن گویا شامل موارد زیر است:

تشخیص صوت: تلفن گویا می‌تواند صدای کاربر را تشخیص داده و به تفکیک بین دستورات مختلف پاسخ دهد. این امکان به کاربران این اجازه را می‌دهد که از طریق گفتار خود با سیستم تعامل داشته و دستورات مختلف را صادر کنند.

انتقال تماس: تلفن گویا می‌تواند تماس‌ها را به بخش‌های مختلف یا افراد مخصوص انتقال دهد. این امکان به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تماس‌های ورودی را به صورت خودکار به بخش‌های مختلف یا افراد مسئول منتقل کنند.

ارائه اطلاعات: تلفن گویا می‌تواند به کاربران اطلاعات مربوط به محصولات، خدمات، ساعت کاری و غیره را ارائه دهد. این امکان به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مورد نیاز را به صورت خودکار ارائه کنند و از بارگذاری بخش پشتیبانی کاسته شود.

ارتباط با سیستم‌های دیگر: تلفن گویا می‌تواند با سیستم‌های مدیریت مشتریان (CRM)، سیستم‌های پشتیبانی، سیستم‌های اطلاعات مدیریت (ERP) و سایر سیستم‌های سازمانی ارتباط برقرار کند. 

گزارش‌گیری و آماردهی: تلفن گویا می‌تواند اطلاعات مربوط به تماس‌ها، زمان‌های انتظار، مدت زمان تماس، تعداد تماس‌ها و غیره را جمع‌آوری و گزارش دهد. 


صدای منشی تلفن برای پیغام گیر

صدای منشی تلفن به صدای مصنوعی یا صدای زن یا مردی است که به صورت اتوماتیک پیام‌هایی را به تماس گیرنده انتقال می‌دهد. این پیام‌ها ممکن است شامل اطلاعات مختلفی مانند ساعات کاری، اطلاعات تماس، دستورات مربوط به منوهای تلفنی یا هر نوع پیام دیگری باشد. صدای منشی تلفن به عنوان پیغام‌گیر، به کاربران این امکان را می‌دهد که اطلاعات مورد نیاز را به صورت اتوماتیک ارائه کنند و در صورت نیاز به دستورات مختلف پاسخ دهند. این امر می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بخش پشتیبانی و ارتباط با مشتریان را بهبود بخشند و به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهند.

 

شماره تلفن گویا به چه صورت انجام می شود؟

شماره تلفن گویا یا شماره تلفن مجازی به صورت آنلاین ایجاد می‌شود و به کاربران این امکان را می‌دهد تا با استفاده از یک شماره تلفن مجازی، تماس‌های ورودی و خروجی را انجام دهند. این شماره‌ها به صورت مجازی ایجاد می‌شوند و از طریق یک سرویس دهنده تلفن مجازی یا سیستم‌های تلفنی آنلاین قابل ایجاد و مدیریت هستند.

برای ایجاد یک شماره تلفن گویا، کاربران به یک سرویس دهنده تلفن مجازی مراجعه می‌کنند و یک شماره تلفن مجازی را انتخاب می‌کنند. سپس می‌توانند این شماره تلفن را به عنوان شماره تماس اصلی خود استفاده کنند و تماس‌های ورودی و خروجی را از طریق این شماره مدیریت کنند. این شماره‌ها امکاناتی مانند انتقال تماس، ضبط تماس، پیام‌گیری خودکار و گزینه‌های متعدد دیگر را نیز ارائه می‌دهند.

استفاده از یک شماره تلفن مجازی می‌تواند به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک کند تا ارتباط با مشتریان را بهبود بخشند، پویایی و انعطاف‌پذیری بیشتری در ارتباطات تلفنی داشته باشند و امکانات پیشرفته‌تری را برای مدیریت تماس‌ها ارائه دهند.

 

سخن پایانی

 IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن، به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیند ارتباط با مشتریان را بهبود بخشند و امکانات پیشرفته‌تری را برای مدیریت تماس‌ها ارائه دهند. با استفاده از این سیستم‌ها، مشتریان می‌توانند به راحتی با سازمان‌ها تماس بگیرند و اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنند. همچنین، استفاده از IVR و منشی گویا می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بخش پشتیبانی و ارتباط با مشتریان را بهبود بخشند و به صورت خودکار اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهند. این امر می‌تواند بهبود کیفیت خدمات و رضایت مشتریان را افزایش دهد.

 

سوالات متداول

1. چگونه می‌توان استفاده از IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن را شروع کرد؟ 
برای شروع استفاده از IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن، ابتدا باید یک سیستم IVR یا منشی گویا را در مرکز تلفن خود نصب کنید. سپس، باید فایل‌های صوتی مورد نیاز را ضبط کرده و به سیستم اضافه کنید. و در ادامه باید منوهای IVR یا منشی گویا را تنظیم کرده و تماس‌های ورودی را به منوهای مورد نظر هدایت کنید.

 

2. چه مزایایی در استفاده از IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن وجود دارد؟
این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیند ارتباط با مشتریان را بهبود بخشند و امکانات پیشرفته‌تری را برای مدیریت تماس‌ها ارائه دهند.

 

3. چگونه می‌توان به مشتریان اطمینان داد که IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن، امنیت اطلاعات آن‌ها را حفظ می‌کند؟
برای اطمینان دادن به مشتریان که IVR یا منشی گویا در مرکز تلفن، امنیت اطلاعات آن‌ها را حفظ می‌کند، باید از امکانات امنیتی مانند رمزنگاری اطلاعات و کنترل دسترسی استفاده کرد. همچنین، باید به مشتریان توضیح داد که اطلاعات شخصی آن‌ها تنها برای ارتباط با سازمان استفاده می‌شود و به هیچ عنوان با شخص ثالث به اشتراک گذاشته نمی‌شود.

 

برای مطالعه بیشتر به لینک های زیر مراجعه کنید:

لیست مقالات : بیش از صد مقاله در حوزه سیستم های پیجینگ

راهنمای سیستم پیجینگ

راهنمای آمپلی فایر تحت شبکه

راهنمای بلندگوهای تحت شبکه

راهنمای اینترکام تحت شبکه

راهنمای تلفن صنعتی

ضبط مکالمات در مرکز تلفن

ضبط مکالمات در مرکز تلفن به معنای ضبط صدا و تصویر تماس‌هایی است که در مرکز تلفن با مشتریان یا سایر افراد برقرار می‌شود. این فرآیند به منظور ذخیره و نگهداری اطلاعات مرتبط با تماس‌ها، ارائه خدمات بهتر به مشتریان، بررسی کیفیت خدمات و حل اختلافات میان مشتریان و سازمان انجام می‌شود.  همچنین، در برخی موارد قانونی، مراکز تلفن ملزم به ضبط تماس‌ها هستند تا در صورت نیاز به آن‌ها مراجعه کنند. با این حال، برای ضبط مکالمات در مرکز تلفن باید قوانین و مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی و حقوق مشتریان رعایت شود.

 

سیستم ضبط مکالمه تلفنی چیست؟

به یک سیستم مرتبط با مرکز تلفن گفته می‌شود که قادر است تماس‌های ورودی و خروجی را ضبط کند. این سیستم شامل یک سرور مرکزی، نرم‌افزار ضبط مکالمات، کارت‌های ضبط و دستگاه‌های ضبط مکالمات است. این سیستم به صورت اتوماتیک ضبط مکالمات را آغاز و پایان می‌دهد و این امکان را به مدیران مرکز تلفن می‌دهد تا مکالمات را بازیابی کنند و بررسی کنند. 
سیستم ضبط مکالمه تلفنی برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان، بررسی کیفیت خدمات، تحلیل رفتار مشتریان و مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده می‌شود. همچنین، در برخی موارد قانونی، مراکز تلفن ملزم به استفاده از سیستم ضبط مکالمات هستند تا در صورت نیاز به آن‌ها مراجعه کنند.
 

 

دلایل استفاده از سرویس ضبط مکالمات در مرکز تلفن چیست؟

دلیل اصلی استفاده از ضبط مکالمات در مرکز تلفن، بهبود ارائه سرویس و جلب رضایت مشتریان و یا ارباب رجوع می باشد. 
 
5 دلیل اصلی استفاده از سیستم ضبط مکالمات در سانترال های ویپ:
 
1. اطمینان از برخورد صحیح کارمندان با مخاطبین 
2. ارزیابی عملکرد کارمندان در پاسخگویی به مشتریان 
3. کاهش اختلافات به وجود آمده در ارتباط با تماس های مخاطبین و کارمندان 
4. دریافت اطلاعات بیشتر از نیاز های مشتریان 
5. اطمینان دادن به مشتری برای دریافت اطلاعات صحیح و یا پاسخگویی مناسب کارمندان 
 

اهمیت ضبط مکالمات در تلفن سانترال

ضبط مکالمات در تلفن سانترال اهمیت بسیاری دارد و برای چندین دلیل مهم است:
ضبط مکالمات می‌تواند به بهبود کیفیت خدمات کمک کند. با گوش دادن به مکالمات ضبط شده، مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان را بررسی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند.

حل اختلافات: ضبط مکالمات می‌تواند به حل اختلافات میان مشتریان و کارکنان کمک کند. در صورت بروز اختلاف نظر، می‌توان به مکالمه مراجعه کرده و از طریق آن به راه‌حلی منصفانه دست یافت.

آموزش: مکالمات ضبط شده می‌تواند به عنوان منبعی برای آموزش کارکنان جدید و موجود مورد استفاده قرار گیرد. این مکالمات می‌توانند به عنوان مثال‌های خوب یا نمونه‌هایی از مواردی که باید اصلاح شوند استفاده شوند.

رعایت مقررات قانونی: در برخی صنوف و فعالیت‌ها، ضبط مکالمات به عنوان یک الزام قانونی مطرح می‌شود. به عنوان مثال، در برخی حوزه‌های مالی، بهداشت و امنیت، ضبط مکالمات الزامی است.

 

مراحل ضبط صدا برای سانترال

مراحل ضبط صدا برای سانترال به صورت زیر است:

انتخاب سیستم ضبط مکالمات: ابتدا باید یک سیستم ضبط مکالمات مناسب برای سانترال انتخاب شود. این سیستم می‌تواند یک نرم‌افزار و یا یک دستگاه سخت‌افزاری باشد که به شبکه تلفن وصل می‌شود.

نصب و پیکربندی سیستم ضبط: پس از انتخاب سیستم ضبط، باید آن را نصب و پیکربندی کرد. این شامل نصب نرم‌افزارها یا دستگاه‌های سخت‌افزاری، تنظیمات شبکه و اتصال به سانترال است.

تنظیمات مورد نیاز: برای ضبط مکالمات به صورت موثر، باید تنظیمات مربوط به کیفیت صدا، فرمت ضبط، محل ذخیره سازی و مدیریت دسترسی‌ها را انجام داد.

آموزش کارکنان: پس از نصب و پیکربندی سیستم ضبط، کارکنان باید آموزش داده شوند که چگونه از سیستم ضبط استفاده کنند و چگونه به مکالمات ضبط شده دسترسی پیدا کنند.

آزمایش و راه‌اندازی: پس از تمامی مراحل بالا، سیستم ضبط باید آزمایش شود تا اطمینان حاصل شود که به درستی کار می‌کند و مکالمات به طور صحیح ضبط می‌شوند.

نظارت و مدیریت: پس از راه‌اندازی، سیستم ضبط باید به صورت مداوم نظارت شود و مدیریت شود تا اطمینان حاصل شود که به درستی عمل می‌کند و اطلاعات مکالمات به صورت امن ذخیره می‌شوند.

این مراحل عمومی برای نصب و استفاده از سیستم ضبط مکالمات برای سانترال است. توجه داشته باشید که ممکن است جزئیات مراحل براساس نوع سیستم ضبط و نیازهای خاص سازمان متفاوت باشد.

 

ضبط مکالمات در سانترال پاناسونیک

سانترال‌های پاناسونیک از قابلیت ضبط مکالمات بهره می‌برند. برای فعال‌سازی ضبط مکالمات در سانترال پاناسونیک، مراحل زیر را می‌توانید دنبال کنید:
ورود به تنظیمات مدیریت سانترال: ابتدا باید وارد تنظیمات مدیریتی سانترال شوید. برای این کار از یک مرورگر وب برای ورود به رابط کاربری سانترال استفاده می‌شود.

فعال‌سازی قابلیت ضبط مکالمات: در تنظیمات سانترال، بخش مربوط به قابلیت ضبط مکالمات را پیدا کرده و آن را فعال کنید. این بخش ممکن است در بخش‌های مختلف تنظیمات مانند "تنظیمات تلفن" یا "تنظیمات مکالمات" قرار داشته باشد.

تنظیمات مربوط به ضبط مکالمات: پس از فعال‌سازی قابلیت ضبط مکالمات، ممکن است نیاز باشد تنظیمات دقیق‌تری مانند کیفیت ضبط صدا، فرمت فایل ضبط شده و محل ذخیره سازی فایل‌های ضبط شده را انجام دهید.

آزمایش ضبط مکالمات: پس از انجام تنظیمات، یک تست ضبط مکالمات انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که قابلیت ضبط به درستی کار می‌کند.
لطفا توجه داشته باشید که مراحل بالا براساس مدل و نسخه سانترال پاناسونیک شما ممکن است متفاوت باشد. بهتر است قبل از اقدام به مطالعه دقیق دفترچه راهنمای استفاده یا مراجعه به پشتیبانی فنی پاناسونیک کنید.

 

سخن پایانی

ضبط مکالمات در مرکز تلفن یک ابزار قدرتمند برای مدیریت کیفیت خدمات مشتریان، آموزش کارکنان و حفظ اطلاعات مهم است. با توجه به اینکه این فناوری نیازمند توجه و مدیریت دقیق است، مطمئن شوید که پیش از استفاده از آن، قوانین و مقررات مربوط به حریم خصوصی و قانونی بودن ضبط مکالمات را رعایت کرده و اطمینان حاصل کنید که این فعالیت با قوانین محلی و بین‌المللی سازگار است. همچنین اطمینان حاصل کنید که اطلاعات ضبط شده به صورت امن و محرمانه مورد نظارت و مدیریت قرار می‌گیرند.

 

سوالات متداول


1. آیا می‌توانم بدون اطلاع کارمندان، مکالمات را ضبط کنم؟ 
قانونیت ضبط مکالمات بستگی به قوانین محلی و شرکتی دارد. در بسیاری از مناطق، ضبط مکالمات بدون اطلاع کارمندان غیرقانونی است. از طرف دیگر، در برخی جاها این امر ممکن است با رعایت شرایط خاص مثل حفظ حریم خصوصی مجاز باشد. 

 

2. چه مدت زمانی باید اطلاعات ضبط شده را نگهداری کنم؟ 
مدت زمان نگهداری اطلاعات ضبط شده نیز بستگی به قوانین محلی و صنعتی دارد. برخی قوانین ممکن است مدت زمان مشخصی را برای نگهداری اطلاعات ضبط شده تعیین کنند. برای مثال، در برخی صنوف مانند مالیات، ممکن است نیاز به نگهداری اطلاعات برای چند سال باشد. مطمئن شوید که با قوانین محلی آشنا هستید و به طور مشخص مدت زمان نگهداری اطلاعات را تعیین کنید.

 

3. آیا می‌توانم به مشتریان اطلاع دهم که مکالمات آن‌ها ضبط می‌شود؟ 
برخی قوانین اجازه می‌دهند که به مشتریان اطلاع داده شود که مکالمات آن‌ها ضبط می‌شود. این امر ممکن است به عنوان یک استاندارد اخلاقی و حفظ اعتماد مشتریان نیز مورد توجه قرار گیرد. در برخی موارد، اگر ضبط مکالمات به منظور آموزش و بهبود کیفیت خدمات استفاده می‌شود، بهتر است به مشتریان اطلاع داده شود. 

 

برای مطالعه بیشتر به لینک های زیر مراجعه کنید:

لیست مقالات : بیش از صد مقاله در حوزه سیستم های پیجینگ

راهنمای سیستم پیجینگ

راهنمای آمپلی فایر تحت شبکه

راهنمای بلندگوهای تحت شبکه

راهنمای اینترکام تحت شبکه

راهنمای تلفن صنعتی


چت با کارشناسان در واتس آپ